Esker aprovecha sus años de experiencia en gestión de facturas de proveedores para poner a su disposición un Esker on Demand que le ayudará a gestionar mejor la parte de Cuentas a Pagar. Con este software se beneficiará de un recorte importante de costes de transacciones y de un ciclo de compra más corto, ganando en visibilidad y control sobre el conjunto del proceso. Las presentaciones siguientes le aportarán mucha información sobre nuestras soluciones.
Captura
Las facturas papel son digitalizadas en el mismo instante de su entrada y entregadas para su procesado a la aplicación Esker on Demand.
La herramienta gráfica de la solución permite tratar las facturas por conjuntos.
El usuario abre la aplicación web de gestión con un navegador estándar
Con unos clics, extrae cada factura del fichero.
Cada factura es procesada y transmitida automáticamente a la entidad de control apropiada para su verificación.
Los datos son extraídos en función de reglas predefinidas via la lectura óptica de carácteres
(OCR) y la tecnología de extracción inteligente de datos de Esker.
Verificación
La etapa que sigue comprende la verificación de datos extraídos y la codificación de la factura.
El operador de facturas proveedores averigua rápidamente la coherencia de los datos extraídos.
Completa la factura con las informaciones de
codificación correspondientes.
El sistema conserva las informaciones capturadas para cada proveedor y las reutiliza para otras gestiones de facturas con un proveedor existente.
Al terminar esta etapa, la factura es creada en el
ERP, bloqueada en espera de pago y transmitida a la
persona encargada de la validación.
Validación
P>A partir de criterios predefinidos (y modificables), la
factura entra en el workflow de validación. Se pueden definir varios niveles de validación a partir de informaciones como el centro de costes y el total.
Este proceso de validación tiene dos niveles.
En la primera validación, el comprador recibe una petición de validación de factura por email y abre la validación en linea pinchando en el link desde el email.
Después de esta primera validación, la segunda validación (por ejemplo, el responsable del comprador) recibe una petición de validación de esta factura.
Una vez que la última persona jerárquicamente responsable ha validado la factura, esta es automáticamente desbloqueada para su pago.
Seguimiento e informes
Esker on Demand propone un seguimiento completo de las facturas e dispone de informes pre-definidos que permiten a los usuarios controlar y gestionar sus procesos de facturación a proveedores de forma más eficiente. Así, los usuarios pueden :
Consultar cada etapa del proceso de sus facturas
Controlar las modificaciones efectuadas a lo largo del workflow
Seguir sus distintas validaciones
Visualizar las actividas del proceso, tales como el rendimiento y la carga de trabajo del empleado encargado de la facturación, las informaciones propias a cada proveedor y el procesado de cada factura
Exportar los informes al formato Microsoft Excel
Crear informes personalizados
Archivado
Los grupos o usuarios autorizados pueden acceder a las facturas archivadas, de forma instantáneas sin perder tiempo en buscar cada factura en un archivador físico.
Las facturas son automáticamente indexadas
Se pueden predefiniir vistas específicas
Las facturas pueden ser recuperadas a partir de
petiticiones en base a varios criterios o texto
Las facturas son conservadas durante 11 años y pueder ser consultadas de forma instantánea.
Descubra todas las soluciones de Esker que le pueden salvar:
