Automatización de facturas de proveedores

Cerca del 80 % de los procesos de facturación están basados sobre el papel, lo que representa una verdadera carga para los responsables de Contabilidad de Cuentas a Pagar*.

Las empresas que han reforzado sus equipos contables para superar este reto no obtienen los resultados esperados. Costosa e ineficaz, la gestión manual de las facturas es fuente de errores y de riesgo para las empresas.

La dependencia de los procesos basados en papel afecta sin duda a la productividad de los servicios contables. Estos no disponen de la perspectiva necesaria para evaluar dicha dependencia. Reconocerla es el primer paso hacia una mejor práctica de gestión de facturación de Cuentas a Pagar.

* Aberdeen Group

La gestión de facturas de proveedores es algo inevitable. Cada pago no registrado, no autorizado, incorrecto o duplicado, cada asignación errónea de coste, pago retrasado, descuento perdido, proveedor descontento o falta de control no consituye una lista de problemas sino los síntomas de un problema: el de un proceso ineficaz de facturación.

Si vemos el caso de un pago atrasado:  ¿el proceso de aprobación está en el origen del problema? ¿Las facturas han sido guardadas en un cajón y olvidadas?¿La captura de los datos se ha efectuado mal?

Sólo lo podrá saber una vez analizado su proceso de facturación de proveedores.

Recepción :

Colecta de las facturas procedentes de los distintos proveedores o centros de costes en diferentes formatos: carta, fax, e-mail, EDI.

Costes elevados asociados con las operaciones manuales de enrutado, envío, archivado, etc.

Captura de los datos:
Errores generados por la captura manual de datos en el sistema contable. Este proceso es ávido de mano de obra y puede necesitar un suplemento de recursos cuando implica varios centros de costes o conversiones de divisas.

Aprobación :
Plazos adicionales debidos al envío y tratamiento manual así como a procesos de validación que pueden ocupar varios servicios o departamentos en varios países.

Pago :
Imposibilidad de maximizar las ventajas financieras asociadas a los plazos de pago tales como los descuentos por pronto pago o penalidades por pagos atrasados.

Reporting :
Incapacidad para hacer coincidir el procesado de las facturas con su pago y los flujos documentales del sistema contable.

Clasificación :
Riesgo de pérdida del documento, o pérdida de tiempo en su búsqueda cuando son recibidos por varios departamentos o servicios. Además, pueden ser enviados o archivados de forma incorrecta.
Coste de archivado elevado debido a las obligaciones legales y a las auditorías de gestión.